Giải pháp chấm công

GIẢI PHÁP CHẤM CÔNG

I. Giải pháp chấm công là gì?

Hiểu đơn giản, giải pháp chấm công là thiết bị thu thập thời gian check in và check out của người lao động. Chúng lưu lại thời gian làm việc của họ: đi muộn, về sớm, làm thêm giờ, nghỉ phép,…Từ đó, nhà quản lý dễ dàng thực hiện công việc tính lương, trợ cấp chính xác, nhanh chóng và công bằng. Chấm công online giúp tối ưu hóa thời gian, giảm thiểu công việc và giấy tờ không cần thiết. Từ đó, tính minh bạch trong tổ chức cũng trở nên rõ ràng, hạn chế xảy ra trường hợp gian lận, tính sai.

Là nhân viên, ai cũng sẽ có những lần lao đao để chấm công kịp giờ

II. Những giải pháp chấm công phổ biến nhất

1. Giải pháp chấm công bằng thẻ từ

Giải pháp chấm công bằng thẻ từ là sử dụng một chiếc thẻ thông minh có mã id riêng. Mỗi id của thẻ sẽ có thông tin của nhân viên. Mỗi thẻ này sẽ được cấp cho 1 cá nhân người lao động. Doanh nghiệp sẽ sử dụng một thiết bị gọi là máy đọc thẻ. Mỗi khi quẹt thẻ qua máy đọc, thông tin về id của nhân sự sẽ lưu vào máy tính qua một phần mềm kết nối với đầu đọc thẻ.

Sử dụng thẻ chấm công sẽ có một số ưu nhược điểm dưới đây:

* Ưu điểm

Đa phần các dòng máy chấm công hiện nay có thiết kế khá đơn giản và gọn nhẹ. Do đó, chúng không đòi hỏi hay tiêu tốn nhiều diện tích lắp đặt.
So với giải pháp chấm công bằng vân tay, sử dụng thẻ từ có độ nhạy bén tốt hơn. Ngoại trừ các trường hợp hỏng máy, thì đa phần việc xác nhận thông tin chỉ diễn ra từ 1s đến 2s
Bộ nhớ lưu trữ của các dòng thẻ từ cũng cao hơn so với các dòng máy khác
Chấm công bằng thẻ từ không bị tác động bởi thời tiết, môi trường, ngành nghề hay lĩnh vực công việc.

* Nhược điểm

Ưu điểm là thế, nhưng sử dụng thẻ từ cũng bị hạn chế bởi một số nhược điểm dưới đây:

Trường hợp nhân viên làm mất hay thẻ hỏng hoàn toàn có thể xảy ra. Do đó, nhân sự sẽ phải đợi một thời gian làm thẻ mới.
Trường hợp nhân viên nhờ chấm công hộ sẽ xảy ra ở một số trường hợp. Do đó, nhà quản lý luôn phải quán triệt vấn đề này.

Giải pháp chấm công bằng thẻ từ

2. Giải pháp chấm công bằng vân tay

Chấm công bằng vân tay sử dụng công nghệ sinh trắc học vân tay để xác nhân danh tính của người lao động. Nhân viên sẽ đăng ký các dấu vân tay lên máy. Dấu vân tay này sẽ được máy chấm công lưu trữ và quản lý trên bộ nhớ của máy. Hiện nay có 2 loại máy chấm công vân tay phổ biến:

- Máy chấm công sử dụng cảm biến quang. Loại này sử dụng công nghệ quang học để lấy mẫu vân tay. Ưu điểm của nó là giá thành rẻ nhưng có thiết kế tương đối cồng kềnh và dày dặn.

- Máy chấm công sử dụng cảm biến điện dung. Loại này sử dụng đế cảm biến điện dung tích hợp các tụ điện nhỏ với mật độ cao để thu thập dữ liệu về dấu vân tay. Ưu điểm của loại máy này là vân tay giả khó qua mặt được nó. Tuy nhiên, chi phí mua tương đối cao.

* Ưu điểm:

Mỗi nhân viên bắt buộc phải tự mình thực hiện chấm công. Do đó, trường hợp chấm công hộ hoàn toàn không thể xảy ra
Dữ liệu thu về luôn luôn chính xác và ở mức khách quan tốt nhất.
Không một ai có thể vào thay đổi được thông tin, dữ liệu bởi máy có hệ thống phân quyền rõ ràng
Giảm thiểu rắc rối đi kèm vì không phải mang thẻ mỗi ngày đến chỗ làm.
Dữ liệu sẽ được thiết lập tự động tải về máy chủ của trụ sở chính nếu doanh nghiệp có nhiều cơ quan, phòng ban

* Nhược điểm:

Thời gian chấm công sẽ lâu hơn. Nó phải so sánh hình ảnh của vân tay vừa nhận với những hình ảnh đã tồn tại để xem có trùng khớp hay không.
Khi đặt vân tay, nếu nhân viên không chú ý có thể đặt sai vị trí so với lúc đăng ký. Vì thế sẽ gây mất thời gian và ảnh hưởng đến những người phía sau
Môi trường làm việc và ngành nghề hoạt động cũng sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của thiết bị

Lưu ý và cách khắc phục:

Khi đặt vân tay cần chú ý đặt thật chuẩn xác
Tránh hiện tượng tay bị ướt. Điều này không những khiến độ nhạy của vân tay thấp hơn mà còn gây nên nguy hiểm

Giải pháp chấm công bằng vân tay 

3. Giải pháp chấm công bằng nhận diện khuôn mặt

Giải pháp chấm công nhận diện khuôn mặt ( Face ID) sử dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt để xác định danh tính và ghi nhận thời gian ra, vào của người lao động. Thiết bị này đối chiếu ảnh chụp khuôn mặt thu được với hình ảnh khuôn mặt có sẵn trong cơ sở dữ liệu. Từ đó, thiết bị sẽ tự xác định thời gian làm việc, ra vào của nhân viên.

Cũng như các giải pháp khác, lượng thông tin về thời gian của nhân viên sẽ được lưu vào bộ nhớ máy. Sau đó, chúng được tổng hợp và xử lý bằng phần mềm, là cơ sở để tính lương, thưởng phạt đối với người lao động.

* Ưu điểm:

- Tình trạng chấm công hộ là hoàn toàn không thể xảy ra. Không ai có thể thay đổi thay đổi khuôn mặt để giống với người khác
- Phương pháp này đảm bảo chính xác tuyệt đối, tránh gian lận và công bằng. Do đó, nhân viên phải tuân thủ những nội quy và quy định mà doanh nghiệp đã đề ra.
- Người lao động không cần mang thẻ bên mình. Không có trường hợp tay ướt khiến vân tay không nhạy
- Giải pháp này áp dụng rộng rãi với nhiều mô hình quản lý khác nhau như: nhân viên tại văn phòng, nhà máy,… Thậm chí, các trường học cũng đang áp dụng hình thức này.
- Tính bảo mật: Chấm công bằng khuôn mặt tránh được tình trạng người lạ làm giả thẻ để xâm nhập vào doanh nghiệp. Từ đó, tính an toàn và bảo mật được đảm bảo gần như tối đa.
- Chấm công khuôn mặt giúp nhân viên không phải trở về nhà để lấy thẻ từ trong trường hợp bỏ quên hoặc thẻ bị hư hỏng.
- Khả năng hoạt động linh hoạt: Chấm công khuôn mặt có thể thực hiện dễ dàng. Chỉ cần không che mặt, không đeo khẩu trang thì thao tác thực hiện nhanh chóng.
- Khả năng hoạt động ổn định: Chấm công khuôn mặt không yêu cầu nhân viên phải chạm vào máy. Do đó, khi chấm vân tay liên tục của nhiều người có thể khiến phần đầu quét vân tay bị mờ, hỏng hóc.
- Chip xử lý hiện đại: Nhận diện khuôn mặt là phương pháp tiên tiến hơn so với quét vân tay. Do đó, máy chấm công khuôn mặt cũng có bộ xử lý hiện đại và mạnh mẽ hơn.

* Nhược điểm:

Tốc độ xử lý tương đối chậm hơn so với dòng máy chấm công vân tay hay thẻ từ.
Giá thành khá cao, cao hơn so với các dòng máy chấm công thông thường cùng phân khúc.

Giải pháp chấm công bằng nhận diện khuôn mặt

III. Các tiêu chí khi lựa chọn giải pháp chấm công

Số lượng nhân sự, ngành nghề kinh doanh

Tùy thuộc vào số lượng nhân sự, lĩnh vực kinh doanh để doanh nghiệp lựa chọn giải pháp chấm công phù hợp nhất. Ví dụ:

- Các doanh nghiệp sản xuất với lượng nhân sự quá đông, chấm công bằng thẻ từ có lẽ là lựa chọn hàng đầu. Bởi vì khi đó, cái họ cần là sự nhanh chóng và chính xác tuyệt đối.
- Các doanh nghiệp, phòng ban làm việc với tính bảo mật cao thì chấm công khuôn mặt được ưu tiên nhiều hơn
- Doanh nghiệp với số nhân sự vừa phải, mô hình hẹp thì chấm công bằng vân tay khá hợp lý

Chi phí

Chi phí là một trong những lý do hàng đầu khi quyết định mua một sản phẩm, dịch vụ nào đó. Khi chi phí hợp lý đi kèm với lợi ích tốt thì lựa chọn cũng càng cao.

Tuổi thọ sản phẩm, tính hư hỏng

Nhiều doanh nghiệp lựa chọn giải pháp phù hợp dựa theo tuổi thọ của nó. Với lượng nhân sự quá đông, khi một thiết bị hỏng hóc sẽ dẫn đến rất nhiều hệ quả xấu. Họ phải thay mới, tiến hành kết nối lại từ đầu, thậm chí là mất hết dữ liệu

Khả năng tích hợp với phần mềm tính lương

Rất nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng phần mềm tính lương để trả lương cho nhân viên. Và lúc này, các giải pháp chấm công phải có khả năng tích hợp với phần mềm. Khi đó, công việc kiểm tra ngày công cho đến tính toán lương bổng sẽ nhanh chóng hơn rất nhiều.

Mọi chi tiết xin liên hệ:

CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHỆ HÀ VIỆT
Trụ sở: Số 11, ngách 4, ngõ 362 ,Giải Phóng, P. Thịnh Liệt, Q. Hoàng Mai , TP Hà Nội.
Cơ sở HN: số 26 , ngõ 181 Trường Chinh, P. Khương Mai, Q. Thanh Xuân, Hà Nội.
Điện thoại: 024.36 878 666      Fax:024.322 168 55      Hotline: 0975 86 85 99
Cơ sở HCM: số 61/7 Bình Giã, phường 13, quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh.
Điện thoại: 028 38 130 866      Fax: 024.322 168 55      Hotline: 0975 86 85 99
Email: info@havietpro.vn  - Website: www.havietpro.vn  Fanpage: www.facebook.com/havietpro