Cách sử dụng máy hủy tài liệu

Máy hủy tài liệu hay còn được gọi là máy hủy giấy, một thiết bị dùng để cắt giấy thành sợi,mảnh hoặc vụn hoặc siêu vụn. Máy hủy tài liệu có thể sử dụng để hủy giấy, sách, báo, hủy đĩa CD, hủy ghim, hủy USB, hủy thẻ nhớ... là thiết bị không thể thiếu trong các văn phòng làm việc. Máy hủy giấy không chỉ để đảm bảo tính bảo mật cho tài liệu mà nó còn giúp thu gọn giấy tờ không cần thiết giúp văn phòng của bạn trở nên gọn gàng và sạch sẽ.

Máy hủy tài liệu đồng hành cùng doanh nghiệp bảo mật thông tin

Để sử dụng máy hủy tài liệu hiệu quả bạn cần phải trang bị cho mình những kiến thức cơ bản về nó, sau đây là một số lưu ý khi sử dụng máy hủy tài liệu đúng cách:

Trước khi sử dụng máy hủy tài liệu điều đầu tiên bạn cần nhớ là đọc kỹ hướng dẫn sử dụng của nhà sản xuất hoặc bạn hỏi các nhân viên bán hàng về các tính năng cũng như nút điều khiển, chất liệu,... của máy.

Nên kiểm tra kỹ toàn bộ máy hủy tài liệu xem có các vật lạ hay bụi bám mắc vào lưỡi cắt không. Và phải chú ý đặt máy hủy tài liệu cách tường khoảng 15cm, tránh những nơi gồ ghề, ẩm ướt, không để gần những chất dễ gây cháy nổ.

Khi vận hành máy, bạn cần phân loại ghim kẹp và giấy hủy. Nếu bánh răng của máy bị vỡ bạn nên thay thế bằng bánh răng cao cấp. Một số dòng máy hủy tài liệu có trang bị thêm nút trả ngược khi máy bị kẹt giấy hoặc hủy nhầm chỉ cần nhấn nút này, giấy sẽ được trả ngược lại.

Máy hủy giấy tờ thành sợi nhỏ

Trong quá trình vận hành thì nên tập trung vào việc cắt giấy vì nhiều người nghĩ cắt giấy nhỏ nên chủ quan vì thế có thói quen làm nhiều việc cùng một lúc để tiết kiệm thời gian. Mặc dù vậy cần có sự tập trung tuyệt đối , bạn chỉ cần lơ là một vài giây để làm việc gì đó cà vạt của bạn cũng có thể bị cuốn vào máy bất ngờ hay những vật dụng khác có thể rơi vào khe mà hủy mất và thậm chí những lưỡi dao của máy sẽ gây thương tích của bạn.Vì vậy, bạn nên mặc những bộ quần áo gọn gàng, không mặc quần áo rộng, đeo trang sức, tháo cà vạt hay buộc gọn lại trước khi sử dụng máy và tránh để tay gần lưỡi cắt của máy.

Nên hủy tài liệu với số lượng được cho phép, bạn có thể xem trên thông số của nhà sản xuất.Không hủy quá nhiều giấy vượt mức cho phép vì nó sẽ làm hỏng lưỡi dao và có thể bạn sẽ phải thay thế máy mới và tốn thêm một khoản chi phí cho công ty.

Nên để máy nghỉ từ 5 đến 10 phút rồi mới tiếp tục sử dụng để tránh bị tình trạng máy bị nóng và gây cháy motor.

Sau khi dùng xong, bạn nên chú ý thùng rác hủy xem nó đã đầy hay chưa. Nếu đầy thì hãy đổ đi và vệ sinh thùng chứa. Đa số máy hủy tài liệu đều ngừng hoạt động khi thùng chứa rác đầy đồng thời có thông báo trên bảng điều khiển. Sau hãy rút ổ cắm và nguồn điện đề phòng trẻ em hoặc vật nuôi tới gần có thế gây nguy hiểm.

Để máy chạy bền và duy trì được lâu bạn nên thường xuyên bảo dưỡng máy.