Hướng dẫn sử dụng máy Photocopy văn phòng

Tuy nhiên có rất nhiều bạn vẫn chưa biết cách sử dụng máy photocopy văn phòng như thế nào? Bài viết dưới đây Havietpro.vn sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng máy photocopy văn phòng chi tiết nhất. Mời các bạn cùng tham khảo!

Cách sử dụng máy photocopy cơ bản nhất cho người mới bắt đầu

Đa số các dòng máy photocopy hiện nay đều có cách sử dụng gần giống nhau, dưới đây Havietpro.vn sẽ hướng dẫn bạn các thao tác cơ bản nhất cần biết khi sử dụng máy photocopy.

Khởi động máy

Để sử dụng được máy photocopy đầu tiên bạn phải khởi động máy trước. Thao tác khởi động máy photocopy khá đơn giản với các bước như sau:

Bước 1: Bạn cần cắm nguồn điện bật/tắt cho máy photocopy
Bước 2: Bạn nhấn phím Power hoặc Auxiliary power để bật máy photocopy lên
Bước 3: Bạn nhấn phím Copy/ Scan/ Printer trên bảng điều khiển để thực các thao tác bạn cần.
Các thao tác thường dùng trên máy photocopy
Màn hình cảm ứng: Dùng trong việc cài đặt và thiết lập các lệnh in ấn, copy hoặc các tiện ích khác trên máy photocopy, bạn sẽ thực hiện rất nhiều thao tác trên màn hình cảm ứng này.
Phím Box: chế độ box
Phím Access: được dùng để nhập mật khẩu với các máy photocopy có dùng chế độ bảo mật.
Phím Fax/Scan: phím để vào chế độ Fax/Scan
Phím Extra Scan: vào chế độ Extra Scan
Phím Copy: Phím để vào chế độ copy, đây là chế độ mặc định trên máy photocopy
Phím Printer: chế độ in ấn
Phím Reset: Reset máy photocopy đưa máy về chế độ mặc định
Phím Interrupt: Tạm dừng công việc đang thực hiện để bắt đầu thực hiện công việc khác quan trọng hơn và sau khi đã làm xong thì bạn nhấn Interrupt lần nữa để máy tiến hành công việc đã tạm dừng.
Phím Stop: dùng để hủy công việc đang thực hiện
Phím Clear: dùng để xóa số đã nhập hoặc xóa các cài đặt đã thiết lập
Các phím số: Dùng để nhập số lượng bản copy hoặc các chức năng khác.
Phím Start: Bắt đầu thực hiện sao chép/in/scan
Đèn báo Main Power: khi công tắc chính của máy photocopy được bật, đèn sẽ báo sáng xanh.
Phím Proof Copy: dùng để in kiểm tra trước khi thực hiện in hàng loạt với số lượng lớn nhằm hạn chế được cái sai sót.
Phím Utility/Counter hoặc User Tools/ Counter: chuyển màn hình về chế độ Utility/Counter để xem số lượng bản in hoặc thiết lập các chức năng, hệ thống của máy photocopy.
Phím Contrast được dùng để điều chỉnh độ tương phản trên màn hình cảm ứng
Phím Mode Memory: bộ nhớ tạm thời có tác dụng lưu các thiết lập và gọi ra khi cần.
Phím Enlarge Display: dùng để phóng to hay thu nhỏ màn hình máy photocopy
Phím Accessibility: thiết lập người dùng

Hướng dẫn cách copy tài liệu trên máy photocopy cực đơn giản

Chức năng mà người dùng thường sử dụng nhất trên máy photocopy là chức năng copy, do đó bài viết này tôi sẽ hướng dẫn bạn các bước thực hiện copy đơn giản nhất.

Bước 1: Nạp bản gốc

Bạn đặt bản gốc tài liệu cần photo lên trên bề mặt kính máy photocopy theo dòng phân kẻ hướng dẫn, mặt cần photo úp xuống mặt kính. Lúc này dòng chữ Place document face down sẽ hiện trên khay nạp tài liệu nghĩa là máy đã ghi nhận trực tiếp vào khay nạp tài liệu.

Khi đã đặt tài liệu đúng thì bạn hãy đậy nắp máy photocopy lại để máy nhận diện mục tiêu.

Bước 2: Chọn số lượng và màu sắc bản photo

Bạn nhập số lượng bản in trên bàn phím bảng điều khiển, số lượng bản in bao nhiêu thì tùy thuộc vào nhu cầu của bạn.

Bước 3: Chọn kích thước giấy photo

Bạn cần lựa chọn kích thước khổ giấy phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình, kích thước khổ giấy tiêu chuẩn là 8,5×11 inch. Bạn có thể thay đổi khổ giấy cho phù hợp với yêu cầu công việc ở mục cài đặt loại giấy trong 1 khay giấy trên máy photocopy.

Bước 4: Hoàn thành thao tác copy

Sau khi thực hiện xong các thao tác thiết lập cho bản photo thì bạn chỉ cần nhấn nút Copy thì máy sẽ thực hiện công việc như mong muốn của bạn.

Xem thêm: 

Mẹo sử dụng máy photo tiết kiệm có thể bạn chưa biết

Vì sao cần phải bảo trì máy photo định kỳ?

Trên đây Haivietpro.vn đã hướng dẫn chi tiết cho các bạn cách sử dụng máy photocopy. Hy vọng qua bài viết này bạn đã có thể sử dụng máy photocopy văn phòng 1 cách thành thạo nhất. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết.